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Struttura organizzativa inadeguata
Nel corso degli anni le agenzie di viaggio si sono notevolmente ridimensionate sia in termini di spazi ma, soprattutto, in termini di risorse umane, ridimensionamento dovuto a più fattori primo tra tutti la forte riduzione di fatturati e marginalità.
Buona parte dei punti vendita è oggi infatti nelle mani di una sola persona che svolge tutte le attività: front & back office, amministrazione, commerciale e attività esterna. Sono poche le agenzie che possono contare su due/tre addetti e pochissime quelle con un numero di collaboratori maggiore di tre.
Quindi, grande “concentrazione” di mansioni su pochissimi soggetti.
A questo aspetto si contrappone un sempre maggior carico di lavoro per il back office: una contabilità sempre più complessa e da rispettare con sempre maggiore precisione, l’introduzione della fatturazione elettronica, il controllo e l’aggiornamento dei diversi protocolli (PCI-DSS, GDPR…), l’attenzione alle norme di sicurezza, a quelle antiinquinamento, alla privacy, ecc. ecc..
A quanto sopra si sommano le altre obbligazioni quali le polizze assicurative proprie dell’agenzia (polizza RC professionale, polizza insolvenza/fallimento o Fondo di Garanzia, le scadenze delle utenze e dei contratti stipulati funzionalmente alle attività lavorative (il network, il noleggio della stampante, la verifica degli estintori, ecc. ecc.).
Il risultato è, purtroppo, uno solo: necessità di dedicare una sempre maggior attenzione al back office – dei due, il reparto che assorbe maggior lavoro e che genera costi – ed un sempre più “rosicchiato” presidio del front office, parte dedicata alla vendita e nella quale si produce il reddito aziendale. E’ quindi necessario adottare una strategia che presti la più grande attenzione ai tempi e ai metodi del back office riducendoli al massimo, per attribuire la maggior parte del tempo alle vendite.
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La prima cosa da fare è fare un’attenta verifica degli “strumenti” utilizzati, quelli che richiedono attenzione e che causano perdite di tempo, seppur piccole, e costi, spesso elevati per la dimensione aziendale.
La contabilità. Verificate accuratamente i costi applicati dal vs. professionista e confrontateli con la “concorrenza” badando a valutare solo quelli esperti del settore turistico: meno errori = meno costi.
Verificate il tempo necessario a trasmettergli i documenti e prendete in considerazione (se ancora non l’avete) un sistema gestionale: ve ne sono di ottimi a costi più che accessibili e si rivelano utilissimi per la gestione complessiva dell’attività aziendale, dalle pratiche dei clienti alla biglietteria, dalla gestione delle mailing list per le operazioni di marketing ai flussi di documenti contabili per il commercialista.
Le assicurazioni. Le agenzie intervistate hanno almeno tre (3) polizze intestate all’azienda: la polizza assicurativa RC, la polizza insolvenza/garanzia o Fondo di Garanzia, la polizza dell’autovettura. Provate ad affidare tutto ad un solo assicuratore per 1) trovare le migliori condizioni economiche 2) far coincidere le scadenze periodiche di tutte le polizze 3) godere di un rapporto contrattuale più forte.
Protocolli di Legge. Le agenzie di viaggio – come ogni altra impresa – è tenuta a rispettare le norme che le consentono di svolgere la propria attività oltre a tutti quei protocolli che, per i diversi aspetti operativi – garantiscono i fornitori ed il mercato. Per citarne alcuni – assolutamente obbligatori e la cui inosservanza può costare molto cara sia in ambito civile che, addirittura, penale – la Legge 81 in materia di sicurezza e igiene negli ambienti di lavoro, che prevede un corso (anche online) da sostenere per i diversi ambiti di responsabilità; il GDPR, o protocollo per la gestione dei dati personali e sensibili, il PCI-DSS, necessario per la gestione dei pagamenti con carta di credito.
Modulistica. Chi possiede un gestionale può non aver alcun problema in quanto il sistema nasce con una serie di “moduli” quali, ad esempio, il Contratto di Viaggio (proposta e conferma), le Condizioni Generali dello stesso contratto, gli allegati come disposto dal Codice del Turismo. Inoltre possono anche essere predisposti per stampare moduli prenotazione per servizi di trasporto (aereo, nave, treno…) sottoscrivibili dal viaggiatore a conferma dell’esattezza della prenotazione. Una modulistica completa e organizzata può richiedere qualche istante in più in fase di compilazione ma assicura un grande risultato nel corso del tempo.
Le Associazioni di Categoria – anche AIAV – possiedono accordi che possono aiutarvi nel risolvere queste problematiche facendovi risparmiare tempo e denaro.
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